内容发布更新时间 : 2024/12/27 16:29:11星期一 下面是文章的全部内容请认真阅读。

北京zz创业投资有限公司

档案管理制度

第一章 总 则

第一条 为了规范公司内部交易管理、防范公司交易风险，规范客户身份识别，客户身份资料和交易记录及档案的保存与管理，根据《证券投资基金法》、《中华人民共和国反洗钱法》、《私募基金监督管理暂行办法》、《私募基金内部控制指引》等法律、行政法规的规定，制定本制度。

第二章 一般规定

第二条 内部交易记录是档案管理中的重要部分，公司内部交易遵循的原则如下：

（一）投资行为应当进行审核，确认其合法、合规与完整后方可执行，如出现指令违法违规或者其他异常情况，应当及时报告相应部门与人员。

（二）建立交易前、中、后的监测系统，完善相关的安全设施；

（三）公司应当执行公平的交易分配制度，确保不同投资者的利益能够得到公平对待；

（四）建立完善的交易记录制度，每个投资项目资料应当及时核对并存档保管；

（五）建立科学的绩效评价体系。

第三条 应当保存的交易记录，包括但不限于如下事项：

（一）基金经理或投资决策委员会签署的投资交易指令（包括具体交易时间、交易种类、交易数量、交易方向）；

（二）风险控制部门或执行董事/风控委员会的审核确认单；

（三）业务人员执行指令产生的每笔交易的数据信息、业务凭证、账簿和有关规定要求的反映交易真实情况的合同、业务凭证、单据和其他资料等。

第四条 交易记录的保存分为书面纸质版与电子版。

业务人员应同时制作纸质版交易记录和电子版交易记录保存。纸质版交易记

录制作完毕后，应专门放置于档案袋归档保存。

电子交易记录应设置专门文件夹予以保存。每一交易行为对应一文件夹。电子交易记录应按期刻录成光盘或者上传公司专门服务器进行备份，防止系统损害情况发生时，交易记录的灭失。

第五条 综合管理部负责档案管理工作，并指定专、兼职档案管理人员。 第六条 归档的档案资料须原件。

第七条 档案类别按国家有关规定结合本公司实际设定。

第三章 档案的归档

第八条 各部门应将归档的各类文件的原件，交档案管理人员存档。个人不得私自保存应存档的文件。

第九条 档案人员应及时将收到的档案资料，按照科目分类存档。 第十条 需公司加盖印章的重要资料，经办人在用印的同时，备份归档；契约性文件若合作方尚未盖印，经办人有义务负责到底，及时催办。一周内经办人尚未归档，印章管理人员要催促及时归档。

第十一条 用印过的需归档的文件资料原件，由印章管理人员交到档案管理人员归档。

第十二条 档案管理人员定期对各部门资料的归档情况进行检查，发现文件丢失，查明原因，及时向相关领导汇报。

第十三条 财务部应及时做好会计资料的立卷、归档工作。

第十四条 并购、投资等项目档案资料，在项目结束后2个月内，应整体移交给档案管理人员。移交时，应建造移交清册，经项目负责人签字备案。公司综合部负责人负责监交。

第四章 档案的保管

第十五条 业务档案、人事档案由综合部指定的档案管理人员保管，会计档案由财务部保管。

第十六条 档案管理人员应健全档案接收、征集、整理、保管、鉴定、利用、统计、销毁、安全、保密等环节，配置适宜保存档案的专门库房和设施，采用现

代先进技术设备。

第十七条 做好档案的防水、防潮、防虫、防微生物、防尘、防光、防有害气体和防盗等工作，防止档案的损毁、丢失和泄密。

第十八条 查阅档案资料，须经查阅部门负责人同意。查阅一般在档案管理人员在场情况下进行。需要复印的，登记复印的文件和页数，报总裁批准。复印时，档案管理人员必须在场。档案资料一般不外借。特殊情况需将原件带出的，须经公司董事长批准。查阅人员不得抽走或撕毁原件，或在原件上涂改。

第五章 电子档案的保管

第十九条 各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记。把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中。办理完毕的电子文件应在规定期限内进行归档，把带有归档标识的电子文件进行分类组盘。

第二十条 归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本内容为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级等内容。

第二十一条

电子文件在每年三月份前将上年度的应归档的电子文件向

档案管理人员移交归档。

第二十二条

档案管理人员负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及

归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、字节数、检索条目等与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

第二十三条 救。

第二十四条

随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补

同步更新复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。

第二十五条

保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体

的设备，温度控制在14℃—24℃，相对湿度控制在45℃—60℃。

第二十六条

封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有

安全保密防范措施和可靠的监管保障。

第六章 档案的销毁

第二十七条

销毁无保存价值的业务档案，须列出销毁清单，经业务部门

会审，报总裁（总经理）批准后在综合发展部负责人的监督下销毁。销毁前认真清点核对，销毁后在销毁清单上签名存档。

第七章 附 则

第二十八条 本制度自公司执行董事审议通过后生效执行。 第二十九条

本制度由公司负责解释。

年 月 日