机关新文书档案的整理归档方法和要求 下载本文

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机关文书档案的整理归档方法和要求

(2008年4月2日)

一、什么是文件材料的归档整理?

是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,以件为单位,进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

二、上述定义包括以下几层含义: 1、办理完毕的; 2、文书材料;

3、基本整理单位是“件”;

4、整理的基本环节是:装订、分类、排列、编号、装盒等。

三、归档文件整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

四、工作要求:

强化收集、简化整理、细化检索、深化利用

五、 文件材料整理归档的具体操作方法和要求 (一)收集

收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求:材料齐全完整、内容真实准确 如何才能做到齐全完整?

1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。 2、制订本单位的归档制度。

归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。

(1)明确归档范围

凡是反映本单位各种职能活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》,结合本单位职能及其内设职能部门工作实际,加强对工作中形成文件材料的研究,详尽编制本机关的文件材料归档范围。

各单位制定的归档范围,报送档案管理部门审批同意后,应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。

(2)归档时间

归档工作要求在次年的五月底之前完成。 确保按时完成一般运用三种形式结合收集: A、随办随归; B、定期收集; C、年终集中收集。

(3)归档要求

A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。

B、收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集。 C、文电合一。

D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件,则一般只要收集发文稿纸与印件,其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示,应收集与印件一并归档。 E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。 F、附件随正件收集归档。

G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。

(二)确定“件”

归档文件整理方法是以“件”为单位,进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。 “件”的确定一定要把握尺度,不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。 具体情况作如下规定:

1、文件正本与定稿为一件;

2、计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示,定稿不归档,但发文稿纸必须归档,且与正文合为一件;

3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件,它是正文内容的一部份。 4、原件与复制件为一件; 5、转发文与被转发文为一件;

6、会议记录一本为一件;如党委会议记录、行政会议记录等;

7、成套的会议材料分别为件;

8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件; 9、正文与文件处理单(办文单)为一件;

10、来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)分别为件;

11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式,一册(本)为一件;

12、未装订的式样同一的表格,以一定的单位(如部门或时间等)组合,可装订在一起作为一件 。如先进审批表、工资审批表、统计年报等;

13、介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量