内容发布更新时间 : 2025/1/7 8:02:32星期一 下面是文章的全部内容请认真阅读。

文档信息 *文件名称 *文件编号 *文件所有者 文件密级 文件版本记录 *生效日期 *作者 文件说明 *目的 *适用范围 *流程结构 关联文件 为规范xx有限公司（以下简称“公司”）信息档案管理，确保信息档案的真实、完整和安全，结合公司实际情况，制订本细则。 xx有限公司 版本 (xx) 变更说明 新文件建立 批准人 xx有限公司信息档案管理实施细则 公司办公室 普通 xx有限公司信息档案管理实施细则

第一章 总则

第一条 为规范xx有限公司（以下简称“公司”）信息档案管理，确保信息档案的真实、完整和安全，根据《xx有限公司档案工作规定》，结合公司实际情况，制订本细则。

第二条 本细则适用于公司总部及各业务单元信息档案的管理。

第三条 本细则中的信息档案是指在信息化管理、建设、运营和服务等活动过程中产生的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种载体形式的历史记录。

第二章 组织与职责

第四条 档案管理部门应根据统一领导，分级管理的原则，对信息档案管理工作进行业务监督与指导。 第五条 公司信息管理部门是信息档案的归档责任部门，公司信息档案应向档案主管部门进行归档信息报备，并按“谁产生，谁保管”的原则进行信息资料的实物管理。

第三章 收集、整理与归档要求

第六条 档案分类：

详见附件1：《xx信息档案归档范围和保管期限表》。

其中一、二级类目由集团统一设定，三、四、五级类目各企业可以按需修订。

第七条 本细则中的IT项目是指在一定约束条件下（主要是限定时间、限定资源），为满足业务需求，而开展的信息系统或平台、基础设施等咨询、建设及优化活动。

第八条 整理要求

（一）信息档案按件整理归档，IT管控治理和IT运营服务的档号结构为“全宗号—年度—分类号—保管期限—件号”，IT项目建设的档号结构为 “全宗号—分类号—件号”，档号由档案管理系统按上述规则自动生成。

（二）IT项目建设过程中产生的照片、音频、视频等声像材料作为专项声像档案进行管理，按卷整理，档号结构为“全宗号—分类号—专项声像代码（S）—案卷号”，归档文件实行数字化管理，所有声像材

料需转存为电子文件，档案员可按卷建立文件夹整理卷内电子文件，并在档案管理系统中完成数据著录和电子文件挂接。

（三）兼职档案员按归档范围收集并整理归档文件后，应及时在公司档案管理系统中完成档案数据著录和电子文件挂接。

（四）信息档案的实体文件整理工作包括文件分类、文件质量检查、打号（档号）和装盒等，装盒时应放置完整的文件目录清单，参见《归档文件目录》（附件3），信息档案装盒后填写档案盒脊背标签和备考表，参见《背脊与备考表样式》（附件4）。

（五）信息档案根据实际情况进行数字化管理，只有纸质实体文件没有电子文件的，按《xx有限公司档案数字化技术规范》要求，结合实际情况进行数字化加工。

（六）保管期限为永久的归档文件，须确保实体和电子文件双套保管。 第九条 归档要求

（一）信息档案是公司档案资源的组成部分，凡是属于归档范围的文件均应按要求整理归档，任何组织或个人不得拒绝归档。

（二）归档范围：参见《信息档案归档范围与保管期限表》（附件2），其中IT项目建设类项目执行阶段的归档范围按《华润（集团）有限公司信息化项目实施规范》要求执行，并结合各项目合同约定或项目SOW（工作说明书）要求进行归档。

（三）归档的文件应为原件，归档文件应齐全、完整，签章手续完备；归档文件的载体和字迹应符合耐久性要求。

（四）归档时间：归档责任部门应在每年一季度（3月31日前）完成上一年度IT管控治理、IT运营服务文件的整理归档； IT项目建设文件应在项目结束后三个月内完成全部项目档案的整理、归档工作,并向档案主管部门进行归档信息报备。

（五）归档手续：档案移交时应办理移交手续，参见《信息档案移交清单》（附件5），移交清单一式两份，经交接双方签字确认后各存一份以备查考。

第四章 附则

第十条 本细则由公司办公室负责解释。 第十一条 本细则自发布之日起施行。