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电力工程设备竣工文件全程管理

作者：黄慧

来源：《经营管理者·下旬刊》2016年第11期

摘 要：电力工程设备竣工文件是电力工程竣工验收与结算，以及设备维护检修的主要依据之一，其管理是一项相当重要的工作。本文基于全程管理理念，对电力工程设备竣工文件全程管理流程及主要手段进行了分析，加强竣工文件管理成效，切实发挥竣工文件的价值作用。 关键词：电力工程 设备 全程管理 竣工文件

电力工程竣工文件是电力工程施工中的重要资料，主要包括设备出厂质量文件、使用和维护说明、安装图纸等，无论对竣工结算还是维护检修，都是不可缺少的依据性文件，所以其管理工作一直以来都受发电厂高度重视。尽管如此，在多种原因共同作用下，电力工程设备竣工文件管理成效依然不能满足实际需要。为加强电力工程设备竣工文件管理，引入当前流行的全程管理理念，实行电力工程设备竣工文件全程管理，将管理活动贯穿于电力工程实施的全过程，从整体上提升电力工程设备竣工文件管理质量和效率。下面对电力工程设备文件全程管理的主要流程及相应的手段进行了分析。 一、合同签订

采购部门人员对竣工文件提出编制要求，相关人员进行合同签订时，将设备竣工文件编制要求添加到合同条款中，用于约束供应商的设备竣工文件管理行为，确保设备供应商严格落实设备竣工文件的收集、整理、组卷等工作。若电力工程设备竣工文件不符合合同条款要求，可要求供应商整改，重新编制。 二、程序宣贯

程序宣贯包括项目负责人宣贯和采购部人员宣贯。项目负责人宣贯指的是在项目合同签订时，项目负责人对设备供应商进行的电力工程设备竣工文件管理程序的宣贯工作，可借助“设备竣工文件整理规范 PPT”。整个过程中认真记录宣贯内容，形成培训记录。采购部人员宣贯指的是采购部定期组织片区内供应商的集体宣贯活动，如“设备竣工文件培训学习会”等，深化设备供应商对设备竣工文件管理流程的理解，帮助其做好电力工程设备竣工文件管理工作。 三、确定设备竣工文件范围

合理确定电力工程设备竣工文件范围是全程管理中的一个关键环节，通过确定设备竣工文件范围可以确定文件内容，若范围确定不当，将造成设备竣工文件内容不全，影响设备交货乃至设备维护检修，所以应当做好电力工程设备竣工文件范围确定工作。竣工设备文件范围圈定，要以现有的有关规定、总包合同要求、工作要求及工作经验等依据，用发展眼光去看待，具有的一定的前瞻性。一旦设备竣工文件范围圈定后，要求相关人员按照范围进行设备竣工文

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件编制，若发现内容缺失，责令补全。电力工程竣工设备文件范围圈定的主要依据包括以下几个方面：第一，工程合同要求。签订的工程合同一般都列有设备竣工文件归档范围，明确了归档各类文件。具体包括：采购文件、运行文件、制造文件、运输问价等。其中，采购文件有验收文件、设备图纸安装说明书等；制造文件有设备安装调式文件、设备质量控制记录性文件等。第二，国家档案要求。电力工程是国家重大建设项目，设备竣工文件归档应当符合国家重大建设项目文件归档要求，按照要求进行电力工程设备竣工文件收集、整理等工作，确保文件内容齐全。第三，工程要求。作为发电厂业主单位，在电力工程设备竣工文件管理上有自身实际的工作要求，设备供应商及工程施工人员必须按照实际工作要求进行设备竣工文件管理，保证文件完整性。 四、电子版预检

在电力工程设备验收前，可将设备竣工验收的电子版样发送给电力工程项目负责人，项目责任人根据电力工程设备竣工文件验收细则认真、仔细的审查电子版样的准确性与完整性，以便及时发现问题，及时纠正。审查工作应在5个工作日内完成，审查后，以备忘录形式将电子版样发送至文档中心，然后转发至采购部门。设备采购部门按照要求对电子版样的竣工文件质量、组卷要求等进行审查，并形成相应的书面记录，以备忘录形式将审查结果反馈给项目负责人。项目负责人将所有电子版样审查意见汇总，与监造人员等相关人员共同会审意见，发现问题后责令整改。完成整改后，同样按照以上步骤进行电力工程设备竣工文件电子版样预检工作，循环往复，直至电子版样符合要求。 五、出厂验收

电力工程项目责任人按照相关规范和要求进行工程设备出厂验收，并做好相应的记录工作，以便形成电力工程设备竣工文档。若电力工程中涉及一些重大设备，为保证出厂验收文件管理质量，电力工程项目负责人可以邀请文档人员、监造人员等共同参与设备的出厂验收。全体人员对电力工程设备竣工文件的电子版样的准确性、完整性及质量、组卷要求等进行综合审查，将审查意见记录在验收会会议纪要中，形成书面资料，便于进行设备竣工文件管理。 六、开箱检验

在电力工程设备供应商按照整改意见编制设备竣工文件，并组卷后，按照要求向项目采购部提交竣工文件及相应的设备，检验人员现场检验竣工文件的准确性、完整性，确认文件内容是否齐全，文件本身是否损坏。同时开箱进行设备检查，确定设备质量、技术参数等符合合同要求，没有损坏等情况。确认无误后，可以在“设备开箱资料交接记录”中签字，并将交接记录发送至文档中心。文档中心工作人员按照工程合同要求、国家档案要求及实际工作要求等对设备竣工文件的质量、组卷要求等进行审查，以保证电力工程设备竣工文件管理质量。 七、现场验收

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在设备开箱检验现场，工作人员将设备竣工文件转交为文档中心后，文档中心工作立即对设备竣工文件进行审查，确认文件内容的准确性、完整性及质量，及时将审查结果转达给设备供应商，避免出现重复退回与整改现象。若审查中发现设备竣工文件存有问题，出具的审查意见单中必须包含设备竣工文件中的全部措施，保证审查意见的完整性，便于防止出现重复整改现象。只有完整的设备竣工文件审查意见才能保证竣工文件整改质量，减少设备竣工文件编制与组卷失误，提高设备竣工文件管理质量。 八、跟踪评分

为做好跟踪评分工作，设备采购部进行跟踪管理时可以将设备竣工文件划分为“未接收文件”与“已合格文件”两个表，这样一来台账统计更为方便，极大提高了台账统计效率。此外，可以将台账统计数据及时添加到文档中心。进行设备竣工文件综合评价时，以设备竣工文件的合格率为依据。文档人员确定设备竣工文件现场合格后，可以在合同支付单上签字，按照合同条款向供应商支付费用。从中可以看出来，电力工程设备竣工文件管理的合同签订和跟踪评分两个环节是遥相呼应的。最初，由业主对设备竣工文件编制提出要求，并供应商形成一致，签订合同；最后，业主按照合同条款进行设备竣工文件验收，并根据结果向供应商支付相应的款项。这样的一种全程管理方式，极大提高了电力工程设备竣工文件合格率。 九、结语

综上所述，电力工程设备竣工文件管理是一项比较专业性工作，要求相关人员按要求、按流程的进行设备竣工文件管理，降低竣工文件内容的失误率，提升竣工文件的合格率。在进行电力工程设备竣工文件管理时，必须严格落实合同签订、程序宣贯、确定设备竣工文件范围等工作，确保每一环节的工作质量，切实做到设备竣工文件全程管理。 参考文献：

[1]桑瑞霞，张晓辉.火电工程EPC项目设备竣工文件全程管理模式探析[J].黑龙江档案，2015，（04）.

[2]郑丝琳.核电总包背景下设备竣工文件全程管理模式探析[J].办公室业务，2012，（15）. [3]周燕萍，徐红梅.电力建设项目竣工文件全程管理初探[J].浙江档案，2010，（06）. [4]《电力建设项目竣工文件的全程管理模式和同步数字化应用研究》课题获国家档案局优秀科技成果奖[J].浙江档案，2011，（11）.