内容发布更新时间 : 2024/12/27 18:03:57星期一 下面是文章的全部内容请认真阅读。

档案管理中计算机技术的有效应用

摘要 应用计算机技术管理档案是市场变化需要和信息增长对档案管理工作的客观要求，也是档案管理科学发展的必然要求，随着计算机技术的不断地完善和发展，其在档案管理中发挥无可比拟的作用，不仅提高了档案管理的效率，并且能够更方便、快捷地为经济发展、技术进步和社会服务。

关键词 档案管理；计算机技术；应用

随着全球经济的迅速发展带来了信息的爆炸式增长，面对数量巨大的信息，无论是企业还是用户都必须找到一个有效处理、整理、提炼信息的方式，以弥补手工档案管理的不足。而档案工作的计算机化，是弥补传统手工档案不足，提升档案管理整体功能的技术基础和重要手段。档案管理中计算机技术的有效应用在档案管理的现代化过程中有着深远的意义，以计算机为技术支撑进行档案管理，是档案管理现代化的主要象征之一。

1 计算机技术在档案管理中应用的必要性

1.1 传统档案遗失的不可弥补性要求计算机技术的应用

传统手工档案具有唯一性，一旦遗失则难以弥补，丢失重要的历史凭证。档案管理的电子化能很好地保存原有纸质档案并建立电子化案卷，实现了档案的电子备份。当原有的纸质档案遗失时，电子档案可以起到补充作用，在一定程度上减少损失。在另一方面，电子化的档案形式也为有效管理和科学利用档案提供了良好的基础。纸质档案的管理和利用都具有一定的局限性，纸质档案的载体容易在重复利用中受损，因此传统档案的利用和管理都具有限制性。电子档案的建立则能提高传统档案的利用和管理效率。

1.2 传统手工档案的繁重工作需要更方便的档案管理形式

传统的手工纸质档案的归档工作任务繁重，消耗了大量的时间和精力。随着计算机技术在档案管理中的应用，繁重而复杂的归档整理程序将得到简化，计算机档案管理系统能使各部门实现快捷的归档方式，节约了大量的整理档案时间，也是减少重复工作和提高工作效率的一种方式。并且电子档案能将日常工作中形成的相关文件资料直接在网上传输给档案部门，档案部门通过管理系统，将有用的电子文件资料直接转化为档案进行管理和利用。

1.3 现代档案的应用需求要求计算机技术在档案管理中的应用

传统档案的管理方式和保存方式致使档案的搜索和应用成为一个繁琐且效率较低的工作，纸质档案的利用也很有限。电子档案的出现将在很大程度上为所需的用户或是企业提供了一种简单而便捷的利用方式。现代社会的迅速发展和信息交流的需要致使提高档案管理和利用的效率成为一种必然的趋势，计算机技术