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基于新形势下做好办公室文秘工作的几点思考

作者：何昊

来源：《卷宗》2019年第01期

摘 要：新形势下，规范、高效的公文写作和处理，是行政工作高效有序运行的重要保障。基于此，本文将针对新形势下办公室文秘公文写作和处理的现存问题进行分析，进而提出加强相关文件内容的学习、增强文秘的责任意识的规范写作方法以及设立相应的奖惩机制、健全公文处理制度的高效处理策略，希望可以对公文的规范写作和高效处理有所帮助。 关键词：新形势；文秘工作；规范写作；公文处理

现阶段，我国的办公室文秘公文写作还存在着文种滥用现象严重、语言不规范情况时有发生等问题，公文处理也存在着收发不及时、整理不合格的现象，而相关的理论研究也还不够成熟，所以本文针对办公室文秘工作的几点思考是很有现实意义的。 1 新形势下办公室文秘公文写作和处理的现存问题 1.1 公文写作

1）文种滥用现象严重。现阶段，办公室文秘公文写作过程中，还存在着文种滥用的问题。目前，我国的国家行政机关公文可以分为决定、公告、通报等13种，而每一种都有不同的功能以及适用的范围。但是，在具体的写作过程中，很多办公室文秘依然有文种滥用的现象。例如，很多文秘经常区分不出“请示”和“函”的不同，从而导致一系列的误用，而有些文秘还进行了两种文种的混搭，直接写成“请示的函”，甚至进行文种的自创，直接影响了公文的严肃性与表达的准确性。与此同时，文秘乱用主题词的现象也十分常见，通常情况下，公文的主题词为名词，主要是用于揭示公文内容，减少公文检索时间的作用，但是很多文秘没有真正地理解主题词的用意，而把其作为文件标题精简，从而使得公文的标引无序，缺乏规范性。 2）语言不规范情况时有发生。新形势下办公室文秘公文写作还经常会有语言不规范的情况出现。对于公文来说，文体的合理应用，语言特征也就随之确定下来。通常情况下，公文的语言都是准确、简要而平实的。但在具体的公文写作的过程中，很多文秘的公文语言经常不符合公文写法的要求，甚至具有较高学历以及文学水平的高材生亦是如此。例如，某文秘在进行公文写作的过程中，经常会过于雕饰语言，从而使得公文显得空洞，缺乏文字的说服力。再如，有些文秘的文风过于平白啰嗦，使得公文的严肃性大大流失，中心意思也含糊不清。与此同时，字体、字号不规范的现象也十分常见，例如，序号顺序错乱问题、中英文标点符号问题、时间标记问题、行文要素问题等，都在很大程度上降低了公文的规范性。

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1.2 公文处理

1）公文收发不及时。新形势下办公室文秘公文处理的过程中，经常存在着收发不及时的问题。收文以及发文是公文处理的核心工作。其中，发文通常包括发、核、编、印、记等步骤，而收文包括收、送、批、办等步骤，及时收发公文是文秘的重要工作之一。但是在实际的公文处理过程中，文秘为省时省力，自作主张简化处理的现象十分常见。例如，对于公文不进行登记、对于公文内容不进行校对、对于公文日期以及引发份数都没有明确的标识等，不仅违背了公文处理程序，对于公文的利用也有很大的影响。与此同时，在进行公文的收文处理过程中，收文速度慢、效率低的现象也很普遍，这主要是因为各部门的人员相互推诿，进而引起文件积压，从而造成研究、决策、执行的时间不够充分，最终影响行政工作的效果。

2）公文整理不合格。公文整理不合格同样是新形势下办公室文秘公文处理所必须面对的问题。虽然收发是公文处理的核心，但公文的整理和留存也是不容忽视的。现阶段，公文的处理往往会涉及到机密事项，一旦整理不当，极有可能带来一定的隐患。所以说，文秘的公文整理工作十分关键。但是，现阶段，很有部分文秘认为，要进行销毁的公文，没有利用价值，所以便乱堆乱放，不加以处理，使得不法分子有了窃取机密的机会，从而威胁企业信息的安全。与此同时，很多文秘在进行立卷、留档的过程中，也经常会出现分类不清晰，目录编写混乱，摆放装订不整洁的现象，从而阻碍了后期公文的查找与核实，对于行政工作的质量与效率也造成了一定的影响[1]。

2 新形势下办公室文秘公文规范写作和高效处理方法 2.1 公文规范写作

1）加强相关文件内容的学习。加强相关文件内容的学习是提高办公室文秘公文写作规范性的重要基础与前提。首先，办公室文秘要进行文种的清晰区分，加强相关处理办法以及条例的学习，提高写作的规范性。其次，要加强文件精神的了解，在明确文种的基础上，加强文种功能特点的把握，特别是对于相似文种的用途区分。最后，办公室文秘在进行公文的制发过程中，要以发文机关与受文机关的关系为基础，进行公文上下行关系的确定。通常情况下，上行文要要用“请示”、“报告”等文种、对于下行文来说，经常使用“批复”的形式进行公文的制发，此外，还要注意同级以及没有隶属关系的公文措辞。一般对于这种情况下的公文往来会用到“询问”、“请求”等文种。

2）增强文秘的责任意识。增强文秘的责任意识是提高办公室文秘公文写作规范性的重要保障。具体来说，只有文秘勤思好学，有责任意识，才能使得公文的写作满足相应的要求。首先，文秘要在进行公文题目的拟定时，要特别注重题目设定的准确性与规范性，例如，文秘要在公文印发之前进行反复的核实，牢牢围绕公文的几大要素进行审核，避免遗漏、赘余、模糊等现象的发生。其次，在进行正文写作的过程中，要力求简要清晰，言简意赅。最后，要注意错别字的检查，钉装的核对，印章的确定等，一旦发现问题要及时修改处理，以提高公文的权威性。

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2.2 公文高效处理

1）设立相应的奖惩机制。设立相应的奖惩机制是提高公文处理效率的必要举措。首先，相关企业单位要进行文秘人员时间观念的培养，使得公文的收发更为及时高效，也就是说企业单位可以根据此进行文秘工作的奖惩设定，通过文件的轻重的分类，按需处理，从而提高文件处理的有效性。其次，企业单位的相关部门领导还有做好督促检查，从而从保证公文处理的及时性。最后，加强文秘责任意识的培养，把公文处理的效率与质量纳入到文秘的考核之中，建立起相应的奖罚机制，从而以机制为基础提高文秘公文处理的积极性以及工作效果，进而促进行政工作的高效有序运行。

2）健全公文处理制度。健全公文处理制度是确保公文高效处理的重点内容。首先，对于文件的整理留存，相关部门要积极建立起催办反馈、清退销毁、立卷归档等一系列管理制度。其次，对于文件的传递来说，文秘不仅要确保发放规范，还要保证发布层次和知悉范围的一致性，从根本上避免文件丢失失控状况的发生。再次，对于文件归档保管方面来说，要规定摆放顺序，明确序号模式，为查询保存提供便利。最后，对于文件销毁方面来说，要建立起登记造册制度，设定严格的报批手续与条件，也提高文件销毁的科学性。以此同时，还有设立起相应的监督机制，确保公文处理的高效[2]。 3 结束语

综上所述，新形势下，只有从实际出发，加强现有问题的分析，采取科学的应对策略，制度相应的制度规范，与时俱进，才能使得办公室文秘工作更好地满足行政工作运行发展的需要。 参考文献

[1]蔡攸敏，田甜，袁锋.浅析如何提升电力科研人员公文写作水平[J].湖北电力，2017，41（S1）：34-36.

[2]姚祖京.办公室文秘工作质量及水平提升方式研究[J].办公室业务，2018（06）：106.