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浅谈工程项目档案管理与信息化建设
作者：喻佩
来源：《学习导刊》2014年第07期
摘要：随着现代社会信息管理技术的发展，工程项目档案信息化管理也是档案工作发展的必然趋势。本文通过分析了工程项目档案管理的要点，以及工程项目档案信息化管理的策略。 关键词：工程项目；档案管理；信息化 引言
工程建设项目档案一方面具有一般科技档案的专业性、科技性和通用性，另一方面表现出显著的整体性、成套性和不重复性。近几年来，工程项目档案管理信息化建设取得了一定的进展。工程项目档案的信息化管理为工程项目档案的建立和查阅提供了方便，在面对众多纸质工程项目档案时，由于管理工程项目档案的人员任务非常繁重，致使他们在工作中容易出现差错，但运用计算机扫描便能快速使工程项目档案实现信息化，同时还能轻松处理完工程项目档案资料。如此一来，不仅使工作效率得到了提升，同时也使存储空间得到了节省。 1工程项目档案管理要点分析 1.1工程建设档案的形成与搜集
档案管理利用工作的前提和基础就是形成与搜集建设项目的档案。在工程建设初期，参与工程建设的各个单位（部门）都要编制档案管理规划，配备素质较高的专（兼）职档案资料管理人员，明确岗位职责，将建设过程中的各种档案材料一点一滴地搜集积累来，以保证各类档案资料的齐全和完整，为日后开展整理归档奠定基础。（1）建立和完善档案管理制度。对于负责基建技术和档案管理人员，各单位应当定期召开会议，收集、分类、整理、编目、装订工程档案资料，并且对案卷质量等事项进行详细说明，落实措施，强化管理，努力增强有关人员的档案意识。（2）做到图实相符。档案管理人员需要深入建设现场，针对档案的不同阶段、不同要求等，在验收项目的过程中，到现场给予检查和指导，进而在一定程度上做好档案的收集整理工作。高度重视招投标、设计变更、监理文件材料等，确保“图实相符”，发现问题，采取措施，及时解决。
1.2整理与归档建设项目档案
为了保证档案材料的完整性、准确性和系统性，在一定程度上需要收集、整理和归档工程建设档案材料。在对工程档案进行收集、整理、归档的过程中，一方面落实责任、建立完善规章制度，另一方面要从以下方面做起：（1）对于建设工程档案资料来说，为了确保资料的完整性、准确性、系统性，档案人员应当认真学习，了解熟悉各类工程档案归档整理的标准和要求，以便早作准备。（2）明确接收工程建设档案的范围和归档要求。学习档案的收集、整
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理、归档和编制案卷的基本知识，确保各类归档标准化、规范化。（3）确定工程档案材料的归档范围和归档制度。在划定归档范围时要注意：基建工程文件材料与文书材料、技术材料的界限要离请。根据基建文件材料的保存价值，在确保基建档案完整的前提下，对归档范围进行确定。（4）严格立卷，确保案卷质量。在归档过程中，需要注意：收集齐全归档范围内的基建文件材料，系统整理归档的文件材料，组成保管单位（卷、册、袋、盒）；划定保管期限，同时对保管期限进行标注，并且注明相应的密级；基建档案整理后，需要进行装订，并保证结实美观，同时标题要简明扼要，清晰整洁地填写卷内目录。 2工程项目档案管理信息化建设 2.1完善信息化档案管理的制度
第一，建立信息化档案管理的归档制度和档案分类保管制度，利用归档制度和档案保管制度开发和使用的全套文档资料和信息化软件应用程序，要提高人员对信息化档案分类与管理的重视程度，在档案的信息化数据录入之前应该妥善的进行数据的备份和保管，提高数据的使用性能和安全程度。第二建立信息化的档案管理制度，信息化的档案管理制度需要根据国家档案局的国家标准制定，主要的标准为：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。 2.2加强基础设施建设
工程项目档案网络系统的建设以及数字化设备的建设都属于基础设施的建设。工程项目档案资源共享以及信息交换的前提便是网络系统，通过构建信息数据库，使工程项目档案能实现信息的共享。各种数码相机、扫描仪、打印机等共同构成了工程项目档案的数字化设备，对这些设备加以利用，可以使工程项目档案的一体化管理得以实现。而在这个过程中，工程项目档案的信息化管理则为其实现奠定了基础。 2.3保证信息化系统的安全性
安全防范的管理主要作用是加强档案管理的主要内容的安全性和保护性，加强信息化档案管理的作用。从管理上加强安全防范功能的主要做法为：第一，建立可信可控的内部网络模式，利用科学化、理化的内部网络模式管理好内部人员，杜绝内部人员使用拨号、宽带等方式非法接入外网，防止造成网络资源流失与档案管理的负面影响。第二，管理好输出设备，对于重要电子文档的打印，要进行严格的登记和日志管理，管理好内网客户端，在局域网上建立监控点，最关键的是管理好客户端和输出软件接口，防止信息丢失。第三，数据的备份与容灾，最理想的数据保护方式就是解决信息化档案内部的可用性风险和恢复性风险，当前档案的数据备份与容灾能力已经成为了数据存储安全的象征。数据备份需要保证客户数据的完整性、需要提高数据安全性、可靠性和一致性。
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2.4提升档案信息化综合管理人才队伍建设
长久以来，工程建设领域中多数一线人员知识层次并不高，在建设过程中对于信息化的运用范围与接受程度相对其它行业来说并不高。这对信息化的实施是不利的。各级参建单位对电脑软件的使用理念还停留在各类专业软件的层面。如何在工程建设的从业人员尤其是技术人员中提升信息化系统的应用能力与接受程度，这是档案信息化成功之本，对其它各个要素的发展速度和质量起着决定性的作用。所以，各级建设单位要加强对员工信息化应用的培训，并且从各单位的领导阶层开始重视信息化的培训，建设具有综合能力的档案信息化管理队伍，并保持相关人员的稳定。 结束语
加强工程项目档案管理信息化工作，是适应我国工程建设发展的必然要求，也是提高建设水平、管理效率的重要途径。档案信息化管理的发展理念已能为广大建设者所接受，但真正要将信息化建设落到实处，使之成为实用的管理手段，仍要各管理层面的从业者们不断努力。 参考文献
[1]陈立香.现代企业制度下企业档案管理信息化建设研究[J].企业家天地.2013（08） [2]张建峰.档案信息化建设存在的问题及解决对策[J].黑龙江档案.2011.5