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用 Word 和 Excel 快速制作学生成绩单 海门市悦来中学(226131 秦建辉

《中小学电教》 2004年第 2期刊登了姜晓岗同志的一篇文章——《巧用 Access 打印学 生成绩单》,介绍了用 Office 系列中的 Access 来制作学生的成绩单。而笔者经常用 Office 系列中的另外两个成员—— Word 和 Excel 来给学生制作成绩报告单。由于 Word 和 Excel 是 我们日常办公中最常用的两个软件,所以一般都很容易学会。本文就介绍其制作的具体方 法,以飨读者。

首先,我们用 Excel 制作如图 1所示的成绩单的数据源。在数据源中应包括学生姓 名、各科成绩、总分、班级名次等基本信息,保存到计算机上的指定位置,如:D:\\学生成 绩表。

然后运行 Microsoft Word制作成绩单的样稿,如图 2所示。具体步骤如下: 1. 在 Word 文档中输入如图 2所示的文字。插入或手工绘制一个 3行 11列的表格,并 在表格中依次输入“语文、数学、英语、物理、化学、政治、历史、地理、总分、名次” 以及各科试卷总分、班级平均分等内容。

2. 在表格下面输入如图 2所示的文字,并设置好文字的字体、字号等格式。然后按下

“文字格式”栏上的 下划线按钮,连续按空格键,画出四个空行,以给学生家长签 意见用。

接着我们利用 Word 提供的邮件合并功能,制作处所有学生的成绩报告单了。

1. 在“成绩单样稿”文档中,选择“工具” →“邮件合并”菜单命令,弹出如图所示 的“邮件合并帮助器”对话框。单击“主文档”栏中的“创建”按钮,在弹出的菜单中选 择“套用信函”命令,弹出一个提示对话框。单击“活动窗口”按钮,在“成绩单样稿” 文档窗口中,出现如图所示的“邮件合并”工具栏。

2. 在“邮件合并帮助器”对话框的“数据源”栏目中,单击“获取数据”按钮,选择 “ 打 开 数 据 源 ” 命 令 , 弹 出 如 图 所 示 的 “ 打 开 数 据 源 ” 对 话 框