内容发布更新时间 : 2024/12/23 16:19:47星期一 下面是文章的全部内容请认真阅读。
58.监印员可把印章携带出办公室,去其他地方盖章。( × ) 59.文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致,可以出具空白介绍信。( × )
60.值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志,直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。( × )
61.面对突发事件,值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。( × )
62.办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度,但没有岗位责任制度。( × )
63.列入保密范围的公文,应在产生的同时,由制文机关确定密级和保密范围,密级和保密期限的变更和解密。( ∨ )
64.注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。( ∨ )
65.档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 ( ∨ )
66.即使客观形势发生变化,也不应变更档案的密级、期限。( × ) 67.文书部门立好的案卷,必须逐年移交给档案室集中保管,称为“归档”,有归档范围和要求,但没有期限。( × )
68.文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目,将已经处理完毕的文件,随时按类目上的对应条款归人卷内,即为年终归卷工作。( × ) 三、简答题
1.什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?教材P35
2.文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?P36--37
3.来信受访的范围包括哪些? p109受理与处理的程序和基本要求是什么?p109--110
4.文员受上司指示,向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间、地点时要注意什么?p170--171
5.文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的?p178--181
6.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?p137 7.提高会议效率可以有哪些做法?p156--159
8.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求?p234 9.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做,要领有哪些?p237--238
10.单位印章主要有哪些?p244—245 印章的刻制和使用有哪些规定?p245--247
11.按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定,国务院规定的行政公文共有几类几种?p255
12.公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。P255--256 13.文员根据单位需要向外或向内发文,需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。P259--263
14.什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?p265--267 三:简答题
1. 文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么? 答案:(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝; (2)参谋作用; (3)补缺作用; (4)增进关系作用;
(5)适事。紧急的事,重要的事,上司需要知道的事; (6)适时。考虑时机; (7)适地。看场合; (8)适度。要注意掌握分寸。 2.什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷? 答案: (1) 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷,称为“立卷特征”; (2)按问题特征立卷; (3)按作者特征立卷; (4)按文种特征立卷; (5)按时间特征立卷; (6)按地区特征立卷; (7)按通讯者特征立卷;(8)在运用六个特征立卷时,需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。
3.来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么? 答案: (1)受理的范围是:国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件;职工、群众直接给机关、单位领导的信件。
(2)及时拆封。拆封时,不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时,信纸在前、信封在后,要一并装订。
(3)认真阅读。把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的
重点,或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。 (4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载,便于统计、查找和催办。
(5)认真处理。处理信伺:应该按照“分级负责、归口办理”的原则,进行转办、交办或自办。
(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行。
4.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求? 答案:(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时,但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙,不妨预先约好时间。
(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告; (3)报告的顺序基本上是先说结论,接着依照必要说明理由及经过,如:“结果是这样,理由有三个,一是??。” (4)一定要简短、扼要、流畅;
(5)如报告过于复杂,应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏; (6)如果觉得仅仅以口头报告对方,对方不易明了,或者报告项目很多时,可以制作“报告备忘录”提出来。
5.什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?
答案:(1)受意是文员接受和领会上司意图。 (2)一种是直接受意,另一种是间接受意。
(3)文员要善于领会上司意图,按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意,把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到:备好记录本,记录下指示要点。注意倾听,用心判断指示的用意。必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话。如有不同意见,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方式、态度。接受指示后,要不失时机地贯彻实施。
6.公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。
答案: (1)版头、发文字号、印刷顺序号。 (2)密级、紧急程度。 (3)签发人姓名。 (4)公文标题。 (5)主送机关。 (6)正文、附件。 (7)发文机关、成文日期、机关印章。 (8)注释、阅读(发送)范围。 (9)主题词。 (10)抄送单位、印发说明.
7.文员根据单位需要向外或向内发文,需要一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。 答案: (1)拟稿;
(2)核稿;是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。 (3) 签发;是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出。 (4) 编号;已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号。 (5) 缮印;对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷。 (6) 校对;指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。