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安全评价机构内部设置的集中管理本单位档案的独立的、专门场所。其中甲级资质机构档案室面积不少于50平方米；乙级资质机构档案室面积不少于30平方米。 4.4 档号
档案实体编号的总称。包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。 4.5 卷（档）内目录
登录卷（档）内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格。排列在卷（档）内文件之前。4.6索引
指明档案或目录的内容特征、形式特征，按一定顺序排列并注明相应出处，供查找档案或档案信息的一种检索工具。 4.7 档案分类
本规范按照档案资料的性质将档案分为安全评价项目档案、机构资质档案、技术人员档案、设备仪器档案、法规标准等资料档案、机构内部管理档案等六类。5 档案管理要求 5.1 档案管理工作原则
档案管理是安全评价过程控制的重要环节之一，安全评价机构应坚持统一领导、专人负责、专业科学的原则做好档案管理工作。确保档案资料的可控性、可追溯性和一定程度的可再现性。 5.2 档案管理保障
在机构内部设置专门且独立的档案室用于档案存放，档案室应有专人管理，档案室应有可靠的防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防辐射等措施。
安全评价机构应当制定实施档案管理制度，配备档案管理人员。档案管理制度应包括档案室管理要求、档案管理人员工作职责以及存档、借阅及销毁等档案管理的相关规定。 5.3 档案分类编码
安全评价机构应根据本规范的分类要求，按照安全评价项目档案、机构资质档案、技术人员档案、设备仪器档案、法规标准等资料档案、机构内部管理档案等六个类别进行分类，结合机构内部管理实际情况对档案进行分类编码管理，确保存档清晰、条理、有序，便于检索和使用。
其中机构资质档案、技术人员档案、设备仪器档案、法规标准等资料档案、机构内部管理档案可自行分类编码。安全评价项目档案分类编码应满足以下要求。 5.3.1 安全评价项目档案分类
安全评价项目的档案可以按照以下方式之一进行分类：
（1）一级目录以安全评价行业范围进行界定；二级目录以评价类型（预评价、现状评价、验收评价、专项评价）进行界定；三级目录以项目流水序号进行界定。
（2）一级目录以评价类型（预评价、现状评价、验收评价、专项评价）进行界定；二级目录以安全评价行业范围进行界定；三级目录以项目流水序号进行界定。
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5.3.2 安全评价项目档案编码原则
为确保安全评价项目档案资料的清晰有序，应对安全评价档案进行编码。档案编码应能够体现出行业范围、评价类型、项目流水号的内容，具体编码形式安全评价机构可自行制定。
以下形式可供参考。
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项目流水序号, 评价类型，如YSPJ 行业范围代码，如4a 年份，如2013 机构代码，可以是几个英文字母
6 档案管理内容与方法 6.1 安全评价项目档案 6.1.1 存档内容
根据安全评价相关规定及安全评价过程控制要求，机构应建立健全自身管理过程中的资料管理，针对安全评价项目应按照“一项目一档案”的立档原则进行建档。每个评价项目档案中应包括的内容如下：
6.1.1.1 安全评价过程控制产生的文件资料应包括：
（1） 档案索引目录
（2） 评价初访记录（含纸质与影像） （3） 风险分析记录及合同评审记录 （4） 安全评价合同复印件 （5） 安全评价项目工作计划书
（6） 项目组与被评价单位就评价和检查结果交换意见记录 （7） 现场考察记录（含纸质与影像） （8） 现场检查记录（含纸质与影像） （9） 现场核查记录（含纸质与影像）
（10） 安全评价报告（正式版）（安全评价报告有外部评审的，还应保存送审版） （11） 评价报告校核记录（可以以带校核痕迹的电子版形式保存） （12） 内部审核记录（包括书面记录和带审核痕迹的电子版） （13） 技术负责人审核记录（包括书面记录和带审核痕迹的电子版）
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（14） 过程控制负责人审核记录 （15） 回访记录
（16） 服务质量信息反馈表 （17） 安全评价工作业绩表 （18） 评价过程产生的其他资料 6.1.1.2应保存的被评价单位的有关资料
被评价单位有关资料因不同评价类型、不同行业以及项目不同的风险特点而有所不同，应根据《安全评价通则》（AQ8001-2007）、《安全预评价导则》（AQ8002-2007）、《安全验收评价导则》（AQ8003-2007）、各行业安全评价导则、评价细则以及评价报告审核标准中的有关要求，结合评价工作和企业实际进行资料收集。
安全现状评价项目应存档的资料一般包括： （1） 被评价单位提交的文件资料目录 （2） 被评价单位的法人资格证明复印件 （3） 被评价单位的相关人员安全资格证明
（4） 被评价单位的工程技术资料及图纸原件或复印件
（5） 被评价单位涉及的主要特种设备、仪器仪表的检测检验资料复印件 （6） 被评价单位涉及的消防验收意见书复印件 （7） 被评价单位涉及的防雷（防静电）检测报告复印件 （8） 被评价单位涉及的现场职业危害因素监测报告复印件 （9） 被评价单位的相关安全管理资料 （10） 被评价单位评价所需的其它资料
安全预评价项目应存档的资料一般包括： （1） 被评价单位提交的文件资料目录
（2） 被评价单位的法人资格证明复印件或企业名称预核准通知书复印件 （3） 建设项目用地手续证明
（4） 建设项目可行性研究报告或项目前期资料 （5） 被评价单位的工程技术资料及图纸原件或复印件 （6） 被评价单位评价所需的其它资料
安全验收评价项目应存档的资料一般包括： （1） 被评价单位提交的文件资料目录 （2） 被评价单位的法人资格证明复印件 （3） 建设项目用地手续证明
（4） 被评价单位的相关人员安全资格证明
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（5） 项目的工程技术资料及图纸原件或复印件 （6） 项目的工程竣工文件资料
（7） 被评价单位涉及的主要特种设备、仪器仪表检测检验资料复印件 （8） 被评价单位涉及的消防验收意见书（合格）资料复印件 （9） 被评价单位涉及的防雷（防静电）检测报告复印件 （10） 被评价单位涉及的现场职业危害因素监测报告复印件 （11） 被评价单位的相关安全管理资料复印件 （12） 被评价单位评价所需的其它资料
注：6.1.1.1中，如被评价单位因保密等原因不允许拍摄影像资料的，应保存由被评价单位出具的相关证明；初访、现场考察、检查、核查的影像记录中，被评价单位的重点部位、重点隐患、整改前后的情况应配有相关文字说明。 6.1.2 存档方法
安全评价机构应当按照6.1.1的要求，针对每个评价项目进行建档。
（1）应针对每个项目档案进行档案号编制，档号编制应满足5.3.2 编码要求。 （2）档案资料应存放在单独档案盒内，档案装订应不影响档案的保存和使用。 （3）档案应按照正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；批复在前，请示在后的原则进行排序。
（4）安全评价过程控制产生的文件资料记录应在档内最前面附档案索引目录，目录中应注明序号、资料名称、每件页数。
（5）评价机构应针对收集的被评价单位提交的评价所需资料编制“被评价单位的有关资料目录”，目录中注明序号、资料名称、每件页数。
（6）安全评价项目档案应建立总的项目存档目录，明确年份、存放位置、编号等内容。 6.2 技术人员管理档案 6.2.1 存档内容
安全评价机构技术人员包括安全评价师、注册安全工程师、外聘技术专家。 专职安全评价师档案应包括以下内容： （1） 存档目录
（2） 技术人员基本信息登记表 （3） 安全评价师资格证书原件或复印件 （4） 学历证书原件或复印件 （5） 职称证书原件或复印件 （6） 劳动合同原件或复印件
（7） 基本养老保险、失业保险、基本医疗保险和工伤保险有效证明或住房公积金有效
缴存证明
（8） 个人评价业绩及考核资料 （9） 培训教育登记表
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