Excel
表格应用中大量数据快速录入技?/p>
高考及其他许多类似工作有大量的数据需要录入,为了便于汇总,各校必须统一格式?/p>
所以一般由上级主管部门设计好一个数据库?/p>
再辅之以一个录入的界面?/p>
这样虽然操作起来
非常直观?/p>
但丝毫不能减轻数据录入的工作?/p>
(除了自动编号之外)?/p>
仔细研究一下他们的
数据库和数据构成,我们就可以放弃那些漂亮的录入界面,?/p>
EXCEL2000
中轻松完成?/p>
一、表头的设计处理
首先要自己设计一张工作表?/p>
表头上的表项设置?/p>
必须建立在对上级部门数据库的认真
剖析的基础之上。如果是传统?/p>
DBF
数据库,当然可以直接?/p>
EXCEL
中进行相关操作;
如果?/p>
ACCESS
数据库,经过适当处理,我们也可以?/p>
EXCEL2000
中对它进行操作。实
在不行,
那就逐项记录下所要录入的数据项,
自己设计一个表头也是可以的?/p>
表头最好用?/p>
字注明,这样可以避免录入时出现张冠李戴的情形,需要时再适当调整一下就行了?/p>
二?/p>
?/p>
查找、替?/p>
?/p>
?/p>
?/p>
自动更正
?/p>
功能的巧?/p>
再来分析一下这些数据:
?/p>
?/p>
毕业学校
?/p>
一栏,
有好多个学生毕业于同一所学校?/p>
重复?/p>
入效率肯定不高?/p>
对,
有了?/p>
先自己定义几个字符来临时替代一下各个学校的名称
(如?/p>
?
Z?/p>
代表
?/p>
枣阳市第四中?/p>
?/p>
?/p>
等全部完成后再按
“Ctrl+H?/p>
把所有的
?Z?/p>
全部替换?/p>
?/p>
枣阳市第
四中?/p>
?/p>
不就行了?/p>
[
提示:尽量用一些简单好记、易录入、不会与其他内容发生混淆的字符来执行替换?/p>
不过不要光顾了简单好记,否则,你?/p>
??/p>
代替
?/p>
枣阳市第四中?/p>
?/p>
试试,做?/p>
?/p>
全部替换
?/p>
?/p>
可别骂人哟!
]
如果你连
Ctrl+H
这一步也想省去,你可以试?/p>
EXCEL
?/p>
?/p>
自动更正
?/p>
功能。使用自?/p>
更正功能?/p>
可以简化用户对大量重复数据的输入操作,
例如可以将上面的
?z?/p>
定义更正?/p>
?/p>
?/p>
阳市第四中学
?/p>
,定义的方法是:
1.
从工具菜单中选择
?/p>
自动更正
?/p>
,打开自动更正对话框?/p>
2.
?/p>
?/p>
替换
?/p>
框中输入数据?/p>
如:
?z?/p>
,在
?/p>
替换?/p>
?/p>
框中输入数据,如?/p>
?/p>
枣阳市第四中
?/p>
?/p>
,单?/p>
?/p>
添加
?/p>
,再单击
?/p>
确定
?/p>
?/p>
之后,只需在单元格中输?/p>
?z?/p>
两字,即会自动更正为
?/p>
枣阳市第四中?/p>
?/p>
?/p>
三、输入法的自动切?/p>
在输入数据时?/p>
一张工作表中同时包含汉字?/p>
英文字母和数字,
那么对于不同的单元格?/p>
输入时不断地切换输入方式也是人为增加的录入工作量。只要作一下预处理,便可以?/p>
Ex
cel
对不同类型的单元格实现输入法的自动切换?/p>